홍보 담당자가 꼭 알아야 하는 보도자료 Tip

홍보 담당자는 회사를 대변해야 하는 업무 특성상 여러 개의 신문과 인터넷 등 많은 정보를 수집하게 됩니다. 수집하다가 잘못된 정보가 있거나 이슈가 터질 때면 재빠르게 보도자료를 작성해 배포하기도 하죠.

그런데 보도자료를 보게 되면 도대체 어떤 말을 하고 싶었던 건지 도무지 알 수가 없고, 몇 번이나 반복해서 읽어야 겨우 이해가 가는 경우도 있습니다. 원래 기업/기관이 알리고자 하는 바를 사람들이 쉽게 이해할 수 있도록 만든 자료인데 왜 이렇게 어렵게 쓰는지 의문이 들 때도 있구요. 보도자료는 잘 쓰는 것 보다 쉽게 쓰는 게 오히려 독자에게는 받아들여지기가 편한데요. 반드시 ‘보도자료는 이렇게 써야 한다’라는 법칙이 있는 것은 아니지만 보도자료를 작성할 때에는 몇 가지 주의해야 할 점이 있습니다. 

▶ 보도자료

보도를 하는 기관에 보도를 요청하기 위해 작성하는 자료 및 문서.
기사의 주요 소스 및 소재거리가 된다.

5W1H와 3S원칙 

문장을 구성하는 6가지의 요소를 ‘육하원칙’이라고 하는 것은 대부분 알고 있을 겁니다. 언제 (When), 어디에서(Where), 누가(Who), 무엇을(What), 왜(Why), 어떻게(How)로 이루어진 육하원칙을 지키는 것이 보도자료에서는 가장 중요합니다. 육하원칙에 따른 사실은 보통 ‘팩트(Fact)’라고 불리는 데, 팩트 후에는 사실들을 설명하는 내용과 설명을 뒷받침 할 수 있는 자세한 정보들이 있어야 합니다. 보도자료는 제목-도입(리드)-본문 순으로 작성하지만 간혹 도입 부분을 건너뛰고 바로 본문으로 이어지는 경우가 있는데요. 도입은 본문의 요약이며, 본문 중 가장 중요한 것을 강조하는 것이 목적이기 때문에 도입 부분이 없다면 기업/기관 홍보의 성격으로만 비춰질 수 있어 주의해야 합니다.

또한 보도자료 작성에는 심플(Simple), 스피드(Speed), 서비스(Service) 즉 3S의 원칙이 있습니다. 구구절절 나열하는 것보다 정확한 핵심을 가지고 군더더기 없이 제대로 표현하여 명쾌한 흐름으로 이어질 수 있도록 하는 것이 중요하다는 것이죠. 

보도자료는 시간과의 싸움이기도 한데요. 시의성에 맞춰 배포해야 할 뿐 아니라 보도자료에서도 물 흐르듯 읽히는 구성이 필요하며, 리듬감과 명쾌함이 묻어나도록 읽는 사람을 위한 세심한 배려가 느껴져야 합니다.  


전문 용어는 피하고 쉽게 써야

홍보 담당자가 보도자료를 작성할 때에 화자는 독자가 아닌, 회사에 맞춰 작성하게 되어 있습니다. 그러다 보니 내부 사람들만 아는 용어를 사용하기도 하고, 전문용어, 외래어를 남발하는 경우도 있죠. 내부 보고용이 아니라면 최대한 독자에 눈높이에 맞춰 쓰는 것이 중요한데요. 기업의 제품기사일 경우에는 기술적 특성을 나열하되 난해한 어휘 보다는 뜻을 설명해 주거나 생활언어로 대체하여 알기 쉽게 쓰는 것이 좋습니다.

기관들도 정책이나 진행하고 있는 사업에 대해 보도자료를 배포할 때 한자로 쓰여지는 경우가 종종 있는데요. 한자로 쓴다고 해서 나쁜 것은 아니지만, 한자 옆에 한글을 표기해 주면 독자가 읽기에는 좀더 수월하지 않을까 싶습니다. 

보도자료, 작성했다 해서 기자들이 다 실어주지 않는다

파워 블로거들은 블로그에서 가장 중요한 부분을 꼽으라면 ‘제목’이라고 말합니다. 대부분 사람들은 정보를 얻고자 할 때 포털 사이트에 원하는 단어를 검색한 후 ‘제목’을 클릭해 글을 보기 때문이죠. 그 때문에 낚시성 제목으로 유입하는 블로그도 많이 보곤 하는데요. 보도자료 또한 마찬가지입니다. 보도자료를 작성해서 기자에게 보낸다 해도 전부 실어주지 않습니다. 기자 역시 수많은 업체를 통해 보도자료를 받기 때문에 이를 일일이 다 읽어보기란 쉽지 않기 때문이죠. 그렇기에 자료의 핵심을 제목으로 노출시켜 기자가 제목에 끌릴 수 있도록 해야 합니다. 기자가 본문을 읽으면서 정말로 기사로 다루고 싶다는 욕심을 가질 수 있도록 정확성과 명료성, 객관성 있게 표현하며 맞춤법, 띄어쓰기 등에 유의해야 합니다.

▶ 보도자료 작성시 반드시 지켜야 할 사항

1. 핵심을 전달 : 불필요한 수식은 피하고 핵심만 부각시킨다.
2. 정확히 표현 : 멋이나 기교를 부리지 말고 사실만을 간단 명료하게 표현한다.
3. 문장은 짧게 : 한 문장에 한 사실만 넣는 것이 좋다.
4. 전문용어는 피하라 : 전문용어의 남발은 독자 및 기자의 관심을 사지 못한다.
5. 수식어 사용 자제 : 불필요한 형용사나 수식어 사용은 생략하는 것이 좋다.
6. 홍보 담당자의 연락처는 복수로 기입하라

** 출처 <흐르는 강물처럼> http://www.cyworld.com/yesornowhat/3510275  

단어 하나에도 입장이 바뀌는 게 공식 자료이긴 하지만, 보도자료를 이해하기 힘들게 썼다면 그만큼 기사의 질도 떨어질 가능성이 높은데요. 회사나 소속기관을 대변하는 것도 좋지만 독자의 입장에서 보도자료를 작성한다면 더 좋은 기사가 되지 않을까 싶습니다. 

▶ 참고가 될 만한 보도자료는?

하이서울페스티벌 2011에서 넌버벌 퍼포먼스 거리극 '인어이야기'가 시작된다 -서울특별시
수족구병 발생증가에 따른 주의당부 -보건복지부
공정무역 생산지 휴먼 다큐, 스크린으로 만난다 -아름다운 가게
대학생이 꼽은 최고 효도 1위 '등록금 부담 덜어드리기' -알바천국

 

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